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Unter Reisekosten versteht man grundsätzlich alle Kosten, die Arbeitnehmern im Zusammenhang mit einer Dienstreise, also einer geschäftsbezogenen Außentätigkeit, entstehen. Ab 2021 können Fernpendler ab einer täglichen Arbeitsstrecke von 21 Kilometern die neue Mobilitätsprämie beantragen. Für die Antragstellung darf Ihr zu versteuerndes Einkommen den Grundfreibetrag von 9.744 Euro (Stand 2021) nicht überschreiten. Die Prämie basiert auf der Erhöhung der Pendlerpauschale im Jahr 2021 und bleibt bis 2026 gültig. Wenn Sie berechtigt sind, können Sie diese Prämie direkt in Ihrer Steuererklärung beantragen und erhalten sie direkt auf Ihr Bankkonto.
- Diese Fahrten können mit dem Privatwagen, Mietwagen, Flugzeug, Zug oder Taxi erfolgen.
- Wenn Sie Reisekostenabrechnungen digital mit einer Software wie finway erstellen, werden die aktuell gültigen Tarife automatisch berechnet.
- Andere Kosten sind nicht durch Ihre Tagespauschale abgedeckt, daher sollten Sie diese in einer Spesenabrechnung angeben.
Solange die Tarife leicht verständlich und sinnvoll sind, ist das eine gute Sache. Einige Kosten werden voraussichtlich von Ihrem Tagessatz abgedeckt und müssen daher nicht separat geltend gemacht werden. Sie möchten diese Kosten einfach unter dem Ihnen zugewiesenen Tagessatz halten. Übersetzer können die Kosten für Verpflegung und Unterkunft (60 €/Tag) für bis zu 14 Tage beantragen. Und sie müssen schlafen oder sich ausruhen, um den Anforderungen ihrer Arbeit während ihrer Abwesenheit gerecht zu werden.
Unternehmen
Bei Bedarf generiert finway eine CSV-Datei als Zusammenfassung der Reisekostenabrechnung, die über eine Schnittstelle zur Weiterverarbeitung in DATEV exportiert werden kann. Derzeit bietet finway keine direkten Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen an. Verschiedene Exportmöglichkeiten erleichtern jedoch die Weiterverarbeitung. Spesen „unterwegs“ werden noch einfacher, wenn Mitarbeiter nicht mehr selbst im Voraus bezahlen müssen, sondern diese direkt mit modernen Firmenkarten begleichen können. Erstellen Sie Finway-Karten mit individuellen Limits und voller Kontrolle für Ihre Mitarbeiter.
Die Prämie gewährt einen Bonus von Reisekostenrichtlinie 14 % auf die bereits erhöhte Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer einfacher Fahrt zur Arbeit und die Bemessungsgrundlage der Prämie richtet sich nach der Differenz zwischen Ihrem steuerpflichtigen Jahreseinkommen und dem Grundfreibetrag. Wie bereits erwähnt, gelten die Kategorien für Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im In- und Ausland gleichermaßen. Allerdings können sich die Erstattungssätze je nach Land erheblich unterscheiden.
Benötige Ich Belege Für Reisekosten?
Bei einer Geschäftsreise fallen für Sie Verpflegungskosten an; diese werden als zusätzliche Verpflegungskosten bezeichnet. Das Konzept der zusätzlichen Verpflegungskosten ergibt sich aus der Tatsache, dass Sie unterwegs „mehr Ausgaben“ für Ihre Verpflegung haben – Mahlzeiten unterwegs sind teurer als zu Hause. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Verpflegungsmehraufwendungen auch als Pauschalen bezeichnet, analog zu den folgenden Pauschalen für Übernachtungen. Reisekosten, die im Zusammenhang mit einem vorübergehenden Arbeitseinsatz außer Haus gezahlt werden oder anfallen, können Sie absetzen. Allerdings können Sie Reisekosten, die im Zusammenhang mit einem unbefristeten Arbeitsauftrag gezahlt werden, nicht abziehen.
Pro Beruf kann es nur einen Hauptarbeitsplatz geben, wenn Sie an mehreren Standorten tätig sind, gilt dies als Auswärtstätigkeit. Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können Fahrtkosten zu außerbetrieblichen Tätigkeiten erstattet werden, bei Fahrten mit dem Pkw kann die Kilometerpauschale in Anspruch genommen werden. Diese gilt sowohl für die Hin- als auch für die Rückfahrt und beträgt 30 Cent pro Kilometer. Da Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, Reisekosten zu erstatten, können Arbeitnehmer sich auch für den Abzug über die Werbungskosten entscheiden. Reisekosten können nicht pauschal für jede Tätigkeit außerhalb des Arbeitsplatzes berechnet werden. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden besuchen, dessen Firma nur wenige Kilometer von Ihrem entfernt ist, können Sie keine Reisekosten geltend machen.
In der Tabelle am Ende dieses Artikels sehen Sie beispielsweise, dass ein Aufenthalt in Miami teurer ist als in Los Angeles.
Beachten Sie vor allem die spezifischen Sätze, die Sie für jeden Tag geltend machen können, und dass Sie keine Kosten geltend machen können, die bereits von Ihrem Arbeitgeber übernommen wurden. Eine Theorie besagt, dass dadurch betrügerische Anschuldigungen verhindert werden sollen, wenn Geschäftsreisende bei Freunden oder Verwandten übernachten. Einige Mitarbeiter ziehen es vor, andere kleine Kosten (z. B. U-Bahn-Fahrkarten oder Schreibwaren) einzubeziehen, anstatt eine Erstattung für diese geringfügigen Kosten zu beantragen. Übersetzer können einen Reisekostenzuschuss zur Deckung ihrer Reisekosten beantragen. Von Reisekosten über Tagegelder bis hin zu Mitarbeiternebenleistungen – testen Sie die All-in-One-App für die Mitarbeiterfinanzierung.
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Die aktuellen Tarife werden regelmäßig im Rahmen eines BMF-Schreibens veröffentlicht. Diese können jedoch je nach Reiseland (teilweise auch innerhalb von Ländern je nach Stadt) variieren. Die Reisekostensoftware Spesenfuchs kennt alle aktuellen Pauschalen und verwendet automatisch die passenden für Ihr Reiseziel. Mit der Circula Reisekosten-App haben Sie Ihre Reisekostenabrechnung stets im Blick.
Tun sie dies nicht, können Arbeitnehmer diese Kosten selbst als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung absetzen. Mit den Reisekostenabrechnungen von finway gruppieren Sie alle wichtigen Angaben und Anfragen in einem Ordner im Tool. Wie bei Rechnungen und Erstattungen können Sie auch für die Reisekostenabrechnung Workflows in finway hinterlegen und so Genehmigungsprozesse effizient gestalten.
Sicherlich sind die Geschäftsmaterialien und die Ausrüstung, die für die Erledigung der Arbeit außer Haus erforderlich sind, angemessen. Taxis oder Ubers, die während der Geschäftsreise genutzt werden, sind angemessen. Beispielsweise können Organisationen eine einzeilige Beschreibung des Grundes für die Geschäftsreise verlangen.
Ebenso wie beim Frühstück muss, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer (oder Sie als Selbstständiger) im beruflichen Rahmen eine Mahlzeit verordnet, ein bestimmter Betrag von den Verpflegungsmehrkosten abgezogen werden. Dies ist sinnvoll, da in diesem Fall kein zusätzlicher Aufwand für die Verpflegung anfällt – für das Essen wurde gesorgt. Für das Mittag- oder Abendessen werden pro 24 Stunden Abwesenheit 40 % des Tagegeldes abgezogen.
Wenn ein Reisender beispielsweise im Rahmen einer Geschäftsreise ein Familienmitglied oder einen Bekannten besucht, sind die Kosten für die Fahrt vom Hotel zu diesem Besuch nicht von den Reisekosten absetzbar. Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist nicht für alle Arten von Reisekosten verpflichtend; Beispielsweise gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, den Mitarbeitern Mahlzeitenpauschalen zu zahlen. Grundsätzlich können sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftsführer Reisekostenabrechnungen erstellen. Damit sind Tätigkeiten gemeint, die außerhalb des festen Arbeits- und Wohnortes ausgeübt werden.